Mesa de entradas y minutas

Mesa de entradas

Registrá todo lo que llega (notas, cédulas, documentación de clientes) con fecha, origen y responsable. Los pedidos de documentación (antes "requerimientos") son lo inverso: el estudio le pide documentación a un tercero (cliente, contratista) con un link con vencimiento; la bandeja de revisión muestra lo que ese tercero presentó y falta revisar.

Nueva entrada

Se carga parado en la organización del cliente. El remitente por defecto es la organización: el nombre se elige entre sus contactos (los de la ficha del cliente y los emails de entregas configurados) y la organización queda fija. Elegí Un tercero cuando lo manda alguien externo (ARCA, un banco, un sindicato, un estudio jurídico).

Cada entrada queda enlazada al cliente del estudio que corresponde a esa organización, para poder seguirla hasta la encomienda, la entrega por Despacho y la factura. Si la organización no está dada de alta como cliente en ninguna organización del estudio, la entrada se registra igual y el formulario lo avisa.

Prioridad y canal de ingreso se guardan tal como los cargaste. Las URLs viejas bajo /mesa-entradas redirigen a Gestión › Mesa de Entradas.

El nombre del remitente es opcional cuando la manda la organización: si no se elige un contacto, la entrada queda a nombre de la organización. Sigue siendo obligatorio para un tercero.

Rutinarias del período (lo que el cliente tiene que mandar)

En el listado de Entradas, la pestaña Rutinarias del período muestra los pasos de los procesos por pasos de la organización (liquidación mensual, quincena, SAC, final, impuestos) para el mes elegido, con su estado y las entradas que ya se registraron para cada uno. Los pasos que piden algo al cliente (novedades, bajas, planilla) van resaltados. Registrar entrada abre Nueva Entrada ya cargada con el tipo, el período y el paso: lo que se adjunte queda enlazado a ese paso (y una planilla de novedades entra además a la bandeja de recepciones del paso «Novedades recibidas y cargadas»). Así queda el rastro de cuándo se pidió cada cosa y qué llegó; la salida se registra en la entrega por Despacho. La misma vista cross-tenant está en Admin › Panel de control.

Dentro del abono o se cotiza aparte

Al cargar la entrada elegís qué es:

• Dentro del abono: lo cubre el abono mensual (novedades, consultas del mes). Se cierra con la entrega por Despacho.
• Se cotiza aparte: desde la ficha, el botón Derivar a encomienda crea una Encomienda en borrador en la organización del estudio donde esta organización es cliente. Ahí se le pone precio (baremo), se aprueba, se despacha y se factura. La ficha muestra el enlace a la encomienda (número y estado) y la encomienda queda marcada con origen Mesa de Entradas.

Responder al cliente: la entrada se cierra con una entrega

Una entrada queda pendiente hasta que se archiva, se rechaza o se le responde. La respuesta es una entrega por Despacho: en el tab Adjuntos subís lo que le vas a mandar (el informe, los libros, el certificado) y con Entregar al cliente elegís qué adjuntos van, escribís un mensaje opcional y se crea la entrega en Gestión › Despacho, lista para enviar por email con link al portal. La entrada pasa a despachado y muestra el número y el estado de la entrega (enviada, vista, descargada). Destildá lo que mandó el cliente si no corresponde devolvérselo.

El tab Historial de la ficha muestra los cambios de estado y las derivaciones con quién los hizo.

Si te equivocaste al cargar, el botón Editar de la ficha permite corregir asunto, tipo, período, clasificación, prioridad, canal, remitente y observaciones. Con encomienda derivada la clasificación ya no se cambia.

Minutas

Actas de reunión con participantes, temas y compromisos. La minuta puede redactarse con ayuda de IA a partir de tus notas y queda vinculada al cliente u organización.

Pedidos que llegan por mensaje

Cuando un cliente autorizado escribe por WhatsApp pidiendo algo («necesito que liquides X»), ese pedido entra solo acá como una entrada de tipo solicitud, en estado recibido. No dispara ninguna acción: lo atiende una persona, igual que cualquier otra entrada.

El texto del cliente se guarda como lo que es —lo que dice el remitente—, con su teléfono adelante. Un mensaje no autoriza nada: autoriza una persona, en el sistema.

Si el teléfono no está autorizado, o si su autorización alcanza a varias organizaciones y no se puede saber a cuál corresponde, no se crea la entrada: el mensaje queda visible en Bandeja → Remitentes autorizados, en el panel de WhatsApp sin atender, para que alguien lo resuelva. Nunca se adivina la organización.