Cobranzas

Centro de cobranzas

La página Cobranzas resume todo el circuito en tiles que abren su bandeja: facturado y cobrado del mes, dinero en la calle con DSO, vencido y morosos, cobrado en término, porcentaje de cobranzas automáticas, créditos sin identificar, avisos de pago en verificación, intereses devengados sin facturar, tenants morosos o suspendidos, adhesiones y consumos de tarjeta sin comprobante; más el aging, el mix de medios, la proyección de cobros a 30 días y las promesas de pago vencidas. Abajo, el cierre mensual de conciliación por cuenta: elegís el período, "Cerrar y firmar" marca como partidas pendientes los créditos sin reconocer y deja el registro con tu usuario y la fecha.

• Cuentas por cobrar: cuenta corriente por cliente con su saldo e imputaciones.
• Recibos: registrá cobros imputando facturas, con medios de pago y retenciones sufridas (alimentan las DDJJ y el reporte F.2002).
• Aging: la deuda por antigüedad — el tablero diario de cobranzas.
• Mora / dunning: vencidos y acciones de reclamo.
• Diferencias de cambio: ajustes por operaciones en moneda extranjera.

El mismo circuito vive también en el módulo Clientes (ficha del cliente) — es la misma información desde dos puertas.

Reconocimiento de cobros (automático)

Los créditos que entran por las conexiones bancarias (Mercado Pago, bancos) o por un extracto importado se identifican solos contra tus clientes y facturas abiertas:

1. Link de Mercado Pago: si el cobro vino por un link de pago, ya se sabe el cliente y la factura. Si el webhook ya emitió el recibo, el movimiento sólo se concilia contra ese recibo (nunca dos recibos por un cobro).
2. CUIT / CVU del pagador: se busca el cliente por el CUIT de su ficha o por las cuentas de pago aprendidas.
3. Nombre parecido a la razón social: sólo sugiere, nunca emite solo.
4. Importe: una factura con ese saldo exacto, la suma de las N más viejas, o la factura menos las retenciones esperadas del perfil del cliente (en ese caso el recibo nace con la retención provisoria y el certificado la confirma después).
5. Factura del período menos una retención: si nada de lo anterior cierra, se busca la factura (o las del mismo mes) emitida hasta la fecha del cobro cuyo saldo supera al importe por una diferencia chica (hasta 12 %). Se propone imputar ahí el cobro y la diferencia queda como residual de esa factura, a la espera del certificado. Si no hay ninguna, recién entonces se propone por antigüedad. Siempre va a confirmar.

Un crédito cuyo cobro ya tiene recibo (mismo importe, fecha cercana, hecho a mano antes de que entrara el extracto) se enlaza a ese recibo: nunca se emite un segundo.

Lo que cierra con identidad segura se convierte en recibo automático, firmado por el usuario técnico de la organización (Facturación → Configuración → Política de cobranza), con ingreso en Tesorería y asiento como cualquier recibo. El resto cae a la bandeja Cobranzas → Reconocimiento de cobros:

• A confirmar: el candidato viene precargado (cliente, facturas, confianza y por qué). Un clic emite el recibo y aprende la cuenta de pago del cliente (CUIT, CVU o nombre) para la próxima vez. Podés cambiar el cliente y la imputación antes de confirmar.
• Sin identificar: elegí el cliente (se sugiere la imputación FIFO) o ignoralo con motivo (transferencia propia, préstamo, no es un cobro).
• Conciliados: los recibos automáticos y confirmados, con quién y cuándo.
• Partidas pendientes: al cerrar un período, lo que quedó sin reconocer se estampa con el período para el papel de trabajo de conciliación. Se exporta a CSV y se puede reabrir.

Retención tardía: si el cliente pagó neto y la factura quedó con un residual igual a la retención, al registrar el certificado en la bandeja de comprobantes se emite un recibo complementario que cierra ese saldo. Para las retenciones que llegan por Mis Retenciones de ARCA, el botón Aplicar retenciones de la bandeja hace el mismo cruce: cierra la factura cuando la retención (o la suma de las del mismo día) coincide con el residual, y cuando no alcanza baja el residual y avisa que falta otro certificado (IIBB, seguridad social). Informa además las retenciones sin destino y las cargadas dos veces.

Cheques recibidos en un recibo entran a la cartera de valores de Tesorería (Cheques de terceros).

Sin usuario técnico definido nada se cierra solo: todo va a "A confirmar".

Intereses por mora, recordatorios y contrato de adhesión

Se configuran en Facturación → Mora, intereses y adhesión (sólo admin del tenant). Todo arranca apagado.

Intereses. Interés simple, proporcional diario, sobre el capital vencido de cada factura desde el día siguiente al vencimiento hasta el pago. Sin capitalización (art. 770 CCyC): la Nota de Débito de intereses no devenga intereses. Tasa fija mensual o tasa de referencia (TNA cargada por vigencia, por ejemplo la activa del BNA a 30 días; sin tasa cargada para un día, ese día no devenga). Sólo facturas con vencimiento desde la fecha "Intereses desde": no se cobra mora retroactiva sobre deuda vieja. Un cliente se exime con exento_intereses en los datos comerciales de su ficha.

• El cron devenga todas las noches; también podés Devengar hasta ayer desde Cobranzas → Intereses y recordatorios.
• El día 1 se liquida el mes anterior: una Nota de Débito por cliente (letra de sus facturas, IVA 21 % en A/B, sin IVA en C) con el detalle del cálculo en las observaciones y las facturas en mora como comprobantes asociados. Entra como borrador a Prefacturación: se revisa, se aprueba, CAE y email como cualquier comprobante. Por debajo del mínimo facturable el devengo queda diferido al mes siguiente (no se capitaliza).
• Condonación total con motivo, desde la ficha del cliente o desde la bandeja de intereses; queda quién y por qué.

Recordatorios de pago. Días relativos al vencimiento (por defecto −3, +1, +7, +15, +25): un email por cliente con los comprobantes, los datos para transferir, el link de Mercado Pago si hay uno pendiente y las condiciones de adhesión si no las aceptó. Cada envío queda en la gestión de cobranza del cliente; una promesa de pago vigente pausa los avisos; el último día de la lista sale como intimación. Se mandan a los contactos marcados recibe intimaciones (o estados de cuenta, o facturas). Cada aviso sale con copia al email de la organización emisora, que además es la dirección de respuesta: si la organización no tiene email cargado, las respuestas del cliente se pierden. El saldo residual de una factura ya cobrada (hasta 12 % de su total: la retención cuyo certificado falta) no se reclama ni dispara avisos; el mail lo menciona aparte y pide el certificado. Una deuda que ya era vieja cuando se encendieron los recordatorios o se cargó el contacto no cae en ningún día de la lista: para esa se manda el aviso manual por cliente, que sale en el momento por todo lo vencido.

Contrato de adhesión. Las condiciones generales (vencimiento, mora, intereses, suspensión a los N días, medios de pago, datos) son una plantilla editable en Configuración → Plantillas de documentos; los valores salen de la política. Desde Cobranzas → Adhesiones se comunican a todos los clientes por email con el PDF y un link para aceptar con un clic (queda fecha, nombre, email, IP y huella del documento). Mientras esté pendiente, el contrato viaja adjunto a cada factura. Pasados los días de aceptación tácita con el servicio en uso, se registra como aceptado tácitamente; también se puede registrar una aceptación manual (firmó en papel).

Estado de cobranza del tenant: banner, aviso de pago y suspensión

Cada tenant que es cliente del estudio se vincula en Admin → Cobranza de tenants a la organización que lo factura y al cliente que lo representa (hay sugerencias por CUIT). Con eso, los administradores de ese tenant ven un banner cuando su cuenta corriente tiene saldo vencido:

• Vencido dentro de la gracia (días de gracia de la política): sin banner.
• Moroso: banner amarillo con el monto, las facturas vencidas, los datos para transferir, Pagar con Mercado Pago (link por factura, si la organización tiene terminal), Informar transferencia (importe, fecha, referencia y comprobante) y Pagar con eCheq (número, banco, fecha de pago del cheque).
• Verificando: informó un pago; el banner pasa a azul y no se suspende. El reconocimiento de cobros cruza el crédito del extracto con el aviso y lo verifica solo; también se verifica a mano en Cobranzas → Avisos de pago (emite el recibo; el eCheq entra a cartera). Si en los días de verificación de la política no aparece, el aviso queda no encontrado y el banner vuelve.
• Suspendido: a los días de suspensión de la política (30 por defecto) toda página de la organización redirige a Servicio suspendido, con las mismas opciones de pago, y la API responde 402. El super_admin sigue operando y ve el banner rojo. Se rehabilita solo al acreditarse el cobro; Ya pagué fuerza el recálculo.
• Override (Admin → Cobranza de tenants): forzar al día, moroso o suspendido hasta una fecha, con motivo, para acuerdos de pago.

Si el cliente tiene el contrato de adhesión pendiente, el banner le muestra las condiciones y las acepta con un clic dentro de la app (queda usuario, fecha, IP y huella). Los portales públicos por token y el portal de empleados no se ven afectados por la suspensión.